Regeln sind zu beachten

Regeln sind zu beachten

Eschwege – Die meisten Vereine erledigen ihre Verwaltungsaufgaben auf privaten Computern erledigen. „Kein Verein kann sich eine Geschäftsstelle mit modernem Computer und Telefon und einem fest angestellten Mitarbeitenden leisten“, weiß der Sportkreis Vorsitzende Dr. Jörg Möller. Dem Vorsitzenden eines kleinen Vereins bleibt zumeist keine andere Wahl, als sich allabendlich für die Vereinsverwaltung an den heimischen Esstisch zu setzen. Auf welche Punkte sollten die Vereinsverantwortlichen dabei achten:

Regeln einhalten. Grundsätzlich ist die Vereinsarbeit am Privat-Computer nicht verboten, aber es sind Regeln zu beachten. Für den Verein muss ein eigenes Benutzerkonto anlegt und mit Benutzername und Passwort versehen werden. Alle Vereinsdaten werden nur unter diesem Konto gespeichert und verarbeitet und bleiben so vor einem unbefugten Zugriff geschützt. Andere Familienmitglieder mit eigenem Konto dürfen das Gerät trotzdem mitbenutzen.

Internetauftritt, E-Mail und Telefon. Ist der Internetauftritt des Vereins bei einem der kostengünstigen Diensteanbieter (Hosting-Provider) beheimatet, ist damit auch ein E-Mail-Dienst verfügbar, bei dem individuelle E-Mail-Adressen angelegt werden können. So gibt es dann etwa eine allgemeine Vereinsadresse „info@vereinxyz.de“ und für die Funktionsträger eine Adresse nach dem Muster „vorsitzender@vereinxyz.de“ oder „kassenwart@vereinxyz.de“. Diese Adressen können mit E-Mail-Programmen sauber von den privaten Konten getrennt werden, es reicht eine Adresse für den gesamten Verein aus.

Trennung ist Wichtigste. Muss für den kleinen Verein im schlechtesten Fall das private Handy herhalten? Hier sollte man zu Diensthandys greifen oder auf einen zusätzlichen Vertrag mit neuer SIM-Karte, die man im Smartphone mit dualem SIM-Schacht benutzen kann. Die saubere Trennung von Benutzerkonten, E-Mail- Konten und auch der telefonischen Erreichbarkeit ist wichtig, da die Grundsätze des Datenschutzes verlangen, dass die Vereinsdaten laut Datenschutzgrundverordnung  „jederzeit so verarbeitet werden, dass durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet ist.“  

Großer Aufwand bei Personalwechsel. Bei einer Vermischung von Privatem und Vereinsdaten ist es im Falle des Ausscheidens eines Funktionsträgers oder gar im Todesfall nur mit erheblichen Aufwand möglich, die Daten komplett an den Nachfolger oder Stellvertreter zu übergeben. Ein privater Computer gehört dazu noch den Erben, diese können den Zugriff darauf durchaus auch verweigern. Die mit einem Datenverlust auf finanzieller und steuerlicher Seite liegenden Risiken für den Verein und den verantwortlichen Vorstand sind immens, abgesehen davon, dass die Datenschutzaufsichtsbehörden im Falle des Falles hohe Bußgelder verhängen können.

Neuer Grenzwert für die Benennung eines Datenschutzbeauftragten

Eschwege - Im Bundesdatenschutzgesetzes wurde nun neu festgelegt, dass ein Datenschutzbeauftragter (DSB) erst dann benannt werden muss, wenn sich mindestens 20 Personen regelmäßig und ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Die bisherige Grenze von zehn Personen konnte sehr schnell erreicht werden, sind doch nach Auffassung der hessischen Aufsichtsbehörde nicht nur die Vereinsvorstände und die Mitarbeiter der Geschäftsstellen bei der Zählung zu berücksichtigen, sondern auch Übungsleiter, Ausbilder und alle Vereinsmitglieder, die mit Listen arbeiten. Hat ein Verein bereits einen DSB, sollte dieser nicht vorschnell abberufen werden. Die umfangreichen Aufgaben zum Datenschutz entfallen deshalb nicht automatisch, sondern müssen trotzdem wahrgenommen werden. Ohne DSB muss es im Verein einen Verantwortlichen geben, das kann auch ein Mitglied des Vorstands sein. Eine Abberufung kann nur in beiderseitigem Einvernehmen stattfinden, auch muss sie bei der Aufsichtsbehörde angezeigt werden.

Text: Marvin Heinz und Landessportbund Hessen.

Bild: Marvin Heinz.