Archivare arbeiten für die Zukunft

Neben dem Sammeln von diversen Dokumenten, Bildern und Sachen sowie der Ablage von Vereinsunterlagen dient ein Vereinsarchivar vor allem auch als Gedachtnisstütze. „Die Vereine können stets die Unterlagen vorziehen, um Rechenschaft abzulegen“, schilderte Byron, der von einem ganz wichtigen Informationsspeicher sprach, aus dem die ureigene Vereinsidentität hergeleitet werden kann. Zudem hilft ein Archiv bei der öffentlichen Selbstdarstellung: „Eine Erstellung von Vereinsfestschriften bei Jubiläen wird ungleich einfacher.“ Darüber hinaus empfiehlt Bryon Bauunterlagen von Sportanlagen, Bestenlisten sowie Gründungsbeschlüsse von Sparten ins Archiv zu übernehmen, wobei Zuschussanträge und Einladungen zu Veranstaltungen nicht archivwürdig sind. „Auch aus rechtlicher Sicht ist ein Archiv unabdingbar“, so Byron, „Jahresabschlüsse, Inventarverzeichnisse, Kassenbücher haben eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn 10 Jahren.“ Sechs Jahre müssen Zuwendungsbestätigungen, Protokolle von Jahreshauptversammlungen und Vorstandssitzungen aufbewahrt werden. Um ein Archiv aufzubauen empflieht Byron: „Ein Team aus jungen und alten Mitgliedern kann diese Aufgabe am besten meistern.“ Im Nachgang informierte Karl-Heinz Petry, der langjährige Vorsitzende des Turngau Süd-Nassau, über die inhaltlichen und organisatorischen Aspekte bei der Erstellung einer Jubiläumsfestschriften, ehe er den Teilnehmern viele Tipps für die Organisation eines Jubiläums an die Hand gab. Magdalena Weidner, die Bildungsbeauftragte des Sportkreis, war sehr zufrieden mit den Vorträgen und betonte: "Die Vereine erhielten durch die umfassenden Vorträge das Rüstzeug für die kommenden Aufgaben."

Bild und Text: Marvin Heinz.